Trends in fluiden Arbeitsmodellen

Projektmanagement zwischen Wasserfall und Homeoffice: Flexibel bis zur „Selbstverbiegung“ oder fluide, um veränderungsfähig und zukunftsfit zu bleiben? Was das Prozessmanagement künftig können muss.

Es klingt wie der Kernsatz eines Managementseminars vom letzten Wochenende: „Alles fließt und nichts bleibt; es gibt nur ein ewiges Werden und Wandeln.“ Das Zitat stammt jedoch von Platon. Wusste der griechische Philosoph schon damals, was 2500 Jahre später in Sachen Unternehmensflexibilität gefragt ist? Oder drehen wir uns in Sachen Fortschritt nur im Kreis und trinken alten Wein aus neuen Schläuchen?

Fakt ist: Das agile Projektmanagement hat sich über die letzten Jahre hinweg stark verändert und angepasst, um den dynamischen Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Mit der fortschreitenden Digitalisierung, der Zunahme von Remote-Arbeitsmodellen bleibt auch die Notwendigkeit, schnell und flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren. Für den Wandel gibt es keine Pause-Taste. Platon bleibt also „best buddy“.

Hybride Arbeitsmodelle: Der Schlüssel zur Flexibilität

Was bis heute gilt: Die Fähigkeit, sich schnell an veränderte Bedingungen und Anforderungen anzupassen, ist ein wesentlicher Bestandteil von Erfolg. Fluide Arbeitsmodelle fördern diese Flexibilität, indem sie in einer Welt von Unsicherheit und ständigen Veränderungen eine dynamische Struktur ermöglichen, in der Teams kontinuierlich ihre Prozesse und Arbeitsweisen an die aktuellen Bedürfnisse anpassen können. Das Ziel der dafür infrage kommenden Methoden ist immer dasselbe – nämlich der Abschluss von Projekten. Der Unterschied liegt in den Wegen, die angeboten werden, um sie auch zu erreichen.

Es ist ein bisschen wie bei der Wahl des Autoantriebs: Es gibt den traditionellen Diesel oder einen modernen E-Motor. Oder ein Hybridmodell, um die Vorteile beider Welten zu nutzen. Diesen Trend zu Hybridmodellen gibt es auch in der Arbeitswelt. So fusioniert ein hybrider Projektmanagementprozess beispielsweise das stabile, sequenzielle und streng lineare Wasserfall-Modell, bei dem keine neue Phase beginnt, bevor die vorhergehende Phase nicht abgeschlossen ist - akkurate Planung und penible Dokumentation also ein Muss ist – mit der aus der Softwareentwicklung stammenden, auf kleinen selbstgesteuerten Teams und Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und vor allem einer radikalen Kundenorientierung aufbauenden Idee von Agile. Der dogmatische Ansatz „One-Size-Fits-All“ für Agile verschwindet also.

Das macht durchaus Sinn, da in traditionellen hierarchischen Unternehmensstrukturen digitale Technologien wie maschinelles Lernen, Blockchain-Technologien oder das „Internet der Dinge“ meist nur magere Ergebnisse erzielen. Es reicht nicht, Leitsätze wie „Der Kunde steht an erster Stelle“ festzuschreiben, aber nach innen weiterhin eine hierarchische Bürokratie zu betreiben. So ist das Scheitern vorprogrammiert, weil die intern vorangetriebenen Innovationen mit neuen Technologien zwar häufig zu Veränderungen führen, diese aber von den Kunden nicht gewünscht und auch nicht bezahlt werden – also nichts bringen. In einem wettbewerbsorientierten Umfeld ist es nämlich nicht die Technologie, die den Unterschied ausmacht (sie steht meist allen Unternehmen auch zur Verfügung). Der Schlüssel liegt darin, wie geschickt die Organisation die Technologie einsetzt.

Modelle des flexiblen Arbeitens

Ein Beispiel für ein hybrides Modell ist ScrumBan, eine Kombination aus Scrum und Kanban, das besonders für Projekte geeignet ist, die sowohl Flexibilität als auch klare Struktur benötigen. Die aus der Automobilproduktion stammende Kanban-Projektmanagement-Methode ist ein visuelles System zur Verwaltung von Arbeit und zur Verbesserung des Arbeitsablaufs, das dabei hilft, die Effizienz zu steigern. Dafür wird eine visuelle Darstellung des Prozesses und der Arbeit verwendet, um Engpässe zu identifizieren und zu beheben. Alles wird mittels Karten auf einem Kanban-Board dargestellt. Ziel ist beispielsweise eine sorgfältige Bestellweise, um sicherzustellen, dass im Produktionsprozess Einzelkomponenten so geordet werden, dass sie der Nachfrage gerecht werden, ohne unnötig viele Vorräte anzuhäufen, die zu Verschwendung führen würden.

Dem gegenüber steht das Scrum-Framework. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Methoden, die Prozesse, Verfahren und Dokumentation vorschreiben, bietet es nur eine Struktur für die Lieferung und überlässt es dem Team, die spezifischen Arbeitsweisen zu bestimmen. Um komplexe Probleme besser zu lösen, bleibt Scrum - der Begriff stammt aus dem Rugby, wo ein Scrum das Zusammentreffen des Teams auf dem Spielfeld während des Spiels bezeichnet, um Spielzüge zu besprechen und strategische Entscheidungen zu treffe - absichtlich vage. Es erkennt die unvorhersehbare Natur der Produktentwicklung an, betont die Bedeutung der Überprüfung und Anpassung der Arbeit und setzt auf Empirie. Dieses Framework eignet sich gut für kleinere Teams, die mit Arbeiten oder Projekten mit wechselnden Ergebnissen, unbekannten Lösungen und häufiger Interaktion mit Kunden oder Endnutzern zu tun haben. Verbindet man beide Modelle, steigert sich die Effizienz.

Fluide Arbeitsmodelle als Zukunft der Arbeit

Dazu kommt die Integration digitaler, KI-gesteuerter Tools, die das Projektmanagement revolutioniert. Diesbezüglich wird perfektioniert, was im Zuge der Corona-Pandemie fast überfallsartig implementiert wurde – nämlich virtuelle Kommunikationsstrategien, asynchrone Zusammenarbeit und Remote-Management, um bei zunehmender Verlagerung von Arbeitsplätzen ins Homeoffice und zu hybriden Arbeitsmodellen weiterhin effektiv zu bleiben. Entsprechende Tools helfen dabei nicht nur, den Überblick über Aufgaben und Deadlines zu behalten, sondern fördern auch die Kommunikation und das Engagement innerhalb von Teams und liefern intelligente Analysen und Empfehlungen für Priorisierungen oder das Risikomanagement.

So werden immer mehr Unternehmen diese hybriden agilen Modelle anwenden und Teams befähigen (Teamempowerment, Servant Leadership), anstatt sie zu mikromanagen, um die Vorteile der verschiedenen Ansätze zu kombinieren und gleichzeitig die Risiken traditioneller Systeme zu minimieren. Das Werden bleibt also ein permanenter Wandel. Platon hatte recht.